После выставки люди обычно устали, голодны и находятся в разных точках большого комплекса. Вечер должен начинаться с простой встречи и короткой дороги, а не с амбициозного маршрута через город.
Уточните реальное время окончания
Формальное закрытие выставки не равно моменту, когда вся группа окажется у машины. Заложите время на выход, сбор вещей, разговоры и дорогу от павильона.
- Номер выхода
- Точка встречи
- Ответственный за группу
- Запас до бронирования
Выберите формат под состояние группы
Для партнёров может быть важна спокойная посадка и разговор, для команды — общий стол и более свободная атмосфера. Не выбирайте продолжение до того, как понятен состав и уровень усталости.
- Деловой ужин
- Командный формат
- Короткий неформальный вечер
- Возвращение в отель
Свяжите район выставки и центр
Если площадка далеко, решите заранее: ужин рядом или один переезд в центр. Несколько промежуточных остановок после полного рабочего дня обычно ухудшают впечатление.
- Один переезд максимум
- Бронь с запасом
- План для тех, кто уедет раньше
Соберите коммуникацию группы
Участники могут выходить через разные павильоны, поэтому одного названия выставочного центра недостаточно. Назначьте точку встречи с номером выхода, ответственного и крайнее время ожидания.
В общий чат заранее отправьте китайский адрес ресторана, номер машины или схему распределения по автомобилям. Для иностранных гостей это снимает необходимость самостоятельно объясняться с водителями.
- Номер павильона и выхода
- Геометка встречи
- Ответственный
- Список пассажиров
- Адрес следующей точки
Соберите людей до начала вечера
После выставки участники выходят через разные ворота, заканчивают встречи в разное время и остаются с образцами или ноутбуками. Назначьте точный ориентир внутри комплекса или у выхода, соберите подтверждения и только затем вызывайте транспорт.
Первое место должно быстро дать людям воду, еду и возможность спокойно поговорить. Продолжение выбирайте по состоянию группы. Для партнёров заранее уточните ограничения в еде, отношение к алкоголю и комфортный уровень формальности.
Как собрать людей после делового дня
Участники заканчивают встречи в разное время, поэтому назначайте понятную точку сбора вне потока посетителей и указывайте крайнее время ожидания. Ресторан рядом по карте может оказаться на противоположной стороне большого комплекса.
Для иностранных партнёров заранее подготовьте китайский адрес, контакт встречающего и короткое описание формата. Это снижает количество звонков в момент, когда группа уже разделилась.
- Точка сбора с фотографией
- Контакт координатора
- Китайский адрес ресторана
- План рассадки
- Отдельный сценарий для раннего отъезда
Частые вопросы
Где назначать сбор?
У конкретного выхода или заметной стойки вне основного потока. Пришлите участникам фотографию и китайское название точки.
Стоит ли бронировать ресторан рядом с выставкой?
Иногда да, но спрос после закрытия высокий. Сравните качество места и время дороги до центрального района, где выбор шире.
Как организовать транспорт для группы?
Разделите людей по машинам заранее, назначьте ответственного в каждой и отправьте всем одинаковый китайский адрес назначения.
Организуем досуг для сотрудников, партнёров и гостей и возьмём координацию вечера на себя.
Обсудить с SVOI
